9月7日中午13：00，在閔行校區辦公樓420室舉行閔行校區教學樓宇屋面及外墻維修項目一期施工前與院系負責人溝通會，參加會議院系有物理系、信息系、數學系、歷史系、中文系、哲學系等院系負責人；參加會議校外單位有上海建實財務監理有限公司、江蘇天目建設集團有限公司中標 、上海三凱建設管理咨詢有限公司三家公司負責同志。后勤保障部趙健部長和相關負責同志一起參加，會議由劉長雪副部長主持。
會上趙健部長先從做好本項大修工程的重要性談起，本次大修工作，時間緊，任務重，工程特殊性有三，其一大修期間，師生正常在樓宇內辦公學習；其二室外施工，受制于天氣狀況，工程完工時間無法控制；其三安全，需做好施工漏水應急措施，確保萬無一失。在各院系支持配合下，本次大修推進情況良好。希望在以后的工作中，本著安全第一，質量至上宗旨，按時完成大修任務提出要求。同時希望和職能部門、相關院系加強溝通和配合，尤其是需要師生的理解和支持，才能順利完成本次大修工作。
劉長雪從大修樓宇外觀色彩確定、施工前需物業院系配合工作、尤其是要與樓宇內的師生做好溝通工作、施工期間需配合事項、安全注意事項以及日后加強溝通等多方面做了詳細而具體介紹。后勤保障部從搭建臨時設施與圍欄開始，會張貼通知，進行友情提醒，會現場協調處理好師生關心的一些具體問題。
施工單位項目經理劉政春對工程項目進行了介紹。首先對現場施工平面布置圖進行了介紹，將安全通道及圍欄的位置進行了說明，期間趙健部長及院系負責人提出了建議，對物理樓建筑垃圾堆放處進行了調整,遠離了安全通道，盡可能減少對師生的影響。之后對高噪音的時間段進行了優化調整，施工單位項目經理也聽取了大家有益的意見，重新修改優化平面布置圖，以后在施工期間盡可能少打擾師生。
施工單位及監理單位還提出的相關問題，有些需要后勤保障部加以協調。如建設單位溝通東川路大門的使用權，建設單位溝通解決施工區域綠化移位問題，建設單位溝通解決施工用電及辦公用電。施工監理要求：施工單位材料進場，材料堆放至指定地點，同時搭建臨時設施，施工單位資料員積極配合建設方完成前期施工許可證的手續工作；施工單位做好標示標牌工作，迎接施工許可證的審查工作；監理單位要求施工方規范搭建臨時設施及圍擋工作；要求進場車輛進行重量預測，對施工道路的荷載進行判斷，選擇最合適的施工道路等等。
院系參會負責人，就施工前準備工作、施工截止時間、噪音問題、下雨漏水問題、安全問題、車輛停放問題等等所關心的問題進行了詳細詢問和交流。最后，大家一致表示會大力支持本次大修工作，共同努力，助推盡快完成本次大修工作任務。